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25.現金出納帳について(6)

現金出納帳について(6)

時代は原理原則の時代と言われています。当社は顧問先の財務システムの確立を提案してまいりました。今回から、各帳票の記載について原理原則を連載します。
戦略財務確立の具体的なマニュアルと考えていただければ幸いです。財務に限らないかもしれませんが、経理または財務とは日々の企業の活動の積み重ねです。それが正確であるか否か、まさに積み上げであります。継続であります。まず、現金出納帳についてです。どの会社にも必ず備え付けるべき帳票です。

2.記載の原則

(ア)支払いの事実

現金で支払った場合には、小切手を振り出して支払った場合とは異なります。小切手の場合には、金融機関を通じているわけですから、照合表及び小切手によって後が残ります。現金の場合には、後が残らないわけです。ですから、支払った事実を立証しなければなりません。それは領収書になります。領収書の伴わない支払いもあります。冠婚葬祭等における祝儀・不祝儀等が該当します。この際にも招待の葉書・呼び状がそれを立証する帳票になります。

(イ)入出金伝票の起票

(1)支払いの事実はまず出金伝票に記載し、その事実についての上司の決済を受けます。その際には領収書等を同時に提出します。上司の決済の権限によっては、さらに上の上司の決裁を受けることになります。金額によっては事前に稟議にかけるケースも考えられます。勘定科目・支払先名・支払の内容について記載します。この記載は詳細であればあるほど、良いと思います。

(2)入金の事実から入金伝票を作成します。売上の集計からを考えてみます。本日の売上の合計金額をレジシートの合計から記載します。商店あるいは診療所の窓口も同様と思いますが、件数が多い入金の場合には現金の間違いが必ずと言っていいほどあります。これを現金過不足と言います。あって当たり前と言って良いと思います。

(ウ)現金出納帳への記帳

入出金伝票に基づいて現金出納帳に記載します。現金出納帳は、日々の現金残高を計算することにより、その日の出納の正しさを確認するためにあります。計算された現金の残高と手持ちの現金が合致しているかどうかの確認のためにあります。

3.パソコンによる簡易記帳

領収書等原始資料から直接入力します。小規模な企業の場合、検討する余地があります。

(ア)支払の事実

いちいち伝票を作成しません。領収書から直接ダイレクトに入力します。しかし、領収書だけでは内容がわからないケースが多いと思われます。その際には、領収書の欄外に使途等を詳細に記載しておく必要があります。例えば交際費の領収書には、「誰を接待したのか、得意先等の氏名・当社の参加した氏名」を明記しておくべきです。文具を購入したのであれば、その詳細等々。

(イ)領収書からのダイレクトな入力

領収書等からのダイレクトな入力になります。伝票は作成しません。間違いの始まりは転記から、と言われます。伝票⇒現金出納帳という二段階の転記を省略するわけですから、手間は省けます。例えば小口現金とその他の支払を分けることも、管理上必要になるかもしれません。毎月3万円程度を経理担当の社員に渡し、大きな支払については経理課長扱いとし、その小口現金について毎月精算するということです。重要でない少額の支払まで大掛かりな稟議は必要ないと思われます。

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