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オンライン講座|業務改善

Vol.4 情報の共有

まずは情報の共有から始めてみる

今日、中小企業にとっても、もはやLANは特別なものではなくなってきたようです。LANを敷設していない企業は11.3%にしかすぎません。ただし、LANを敷設していない割合は、従業員100人以上の企業では、2.9%なのに対し、従業員100人未満の会社では、15.4%と5倍以上も開きがあります。

(日経BP社調べ 「データで見る中堅・中小企業のIT化意識」より)

では、LANの導入とその主な目的となる情報の共有は、規模が大きい会社のみに有効なものなのでしょうか?その答えは明らかに「No」です。いつの時代も有益な情報をより多く持つものが有利なポジションにいました。「情報は目に見えない財産である」と言っても過言ではないでしょう。

ただし、それ程までに重要な価値を持つ情報を中小企業が活かせているかというと残念ながら必ずしもそうではありません。情報の管理が組織ではなく、個人レベルで行われている、または、他部署・他部門の連携がとれていないために、ほぼ同じような内容の資料をそれぞれが作成している、等といった例はよく見られる光景です。それは、前述の通り、LANが導入されていないために各自のコンピュータがネットワークから独立した状態になっているのが主な原因です。

企業内部での情報の共有を阻害するものとして、「タテ」と「ヨコ」の関係があります。「タテ」とは、言い換えれば「上下関係」となるのでしょうか(私はあまり好きではありませんが)。なお、この場合の「タテ」とは同じ部や課の中だけをさすのではありません。新入社員と経営者等といった関係も当然含まれます。一方「ヨコ」の関係とは、すなわち、部や課それぞれの連携のことをさします。企業を活性化するために、ある程度の競争意識は必要でしょう。しかし、それが度を越えると対立を引き起こしたり協調性を欠くといったような弊害を招くこととなってしまうのです。

これらの「タテ」「ヨコ」の関係の弊害を取り除く1つの手段としてLANが必要になると思います。LANによる情報共有は、組織のあり方そのものを変えてしまうことだってあるのです。すなわち、LANの導入は、今まで一定のグループ内だけでの関係であったものを、社長を含めたすべての社員を1対1の関係へと劇的に変化させるのです。各部門長は、これまで情報がある程度そこに集中していたために、その位置を保っていた部分もありますが、情報が共有化された中では、今まで以上にマネージメント能力とスタッフのベクトルを同じ方向に向けるための真のリーダーシップが必要とされるようになるでしょう。また、スタッフ1人1人は、部門長を飛び越えて、社長や経営陣と1対1の関係を築くことになりますから、改革への提案等を直接することができることとなり、経営への参加意識もより強くなるでしょう。その意味では、より個人の能力がクローズアップされるシステム、と言えます。

顧客のニーズが多様化した現代では、マーケットから得られる情報、顧客情報等はもはや不可欠です。また、マネージメントにおいても、管理情報、財務情報等、共有することによってさらに効果や存在意義を増すものは列挙にいとまがありません。もちろん、すべての情報を公開することは必要ないと思いますが、共有することによってさらに情報の価値を高めることができるものが数多く存在することは否定できない事実です。既にLANを導入した企業も、LANを単なるコミュニケーションツールと考えるべきではありません。情報共有ツールとして活用してこそLANを本当の意味で使いこなすことができるのです。

また、これからLANを導入しようとしている企業は、そんなに大げさに構える必要もありません。具体的な設定方法等は専門書にまかせますが、用意するのは、ハブ(またはルーター)・LANインターフェイス(最近ではPCにもともと内臓されているタイプも多くあります)そしてLANケーブルだけです。これがあれば、今までそれぞれで独立して使用していたPCを1つにつなげることができます。3〜4台なら自分で構築することも可能でしょう。それで十分です。今の組織を変えたい、とお思いならまず「情報の共有」から始めてみてはいかがでしょうか?

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