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Vol.3 マニュアルとは?

業務処理についてのマニュアルが完備されている会社は少ない。口頭で処理方法が伝達され、改良されていくケースが多い。

(1)フローチャート

フローチャートによって、何から何をすべきかが明らかにされている。例えば現金管理である。その現金の収支が現金出納帳に記載されるまでを追ってみよう。

  1. 支払の事実が発生 町会費等の上司の決済が要らないケースを考えると、経理が支払う。
  2. 領収書によって出金伝票が作成される。出金伝票は上司の決済を受ける。決済を受けた出金伝票によって、現金出納帳に記載される。
  3. 現金出納帳の残高の確認を毎日、記載終了時に上司が確認する。その際、済印にて確認の証を押印する。

(2)解説文

  1. 支払の管理についての記載である。例えば、町会費の集金に突然来た場合の対応方法につての記載が必要である。新入社員一人しかいなかった場合、彼は自分の財布から立て替える必要がある。
  2. 確実に領収書をもらうこと。領収書にはあて先・日付・金額・取り扱い責任者の押印等が記載されているか。漏れている場合には、決して支払側が代筆してはいけないこと、そういったルールが必要である。
  3. 出金伝票の保管場所・発伝者の記載。立て替えた新入社員が記載するか、それとも経理担当者が記載するのか、基本的には支払者が記載すべきである。
  4. 上司の監査 フローチャートの中で、上司の確認した時点で、経理担当者の責任の終了は上司の確認である。確認した時点で、責任は上司に移動する。

(3)マニュアル

こういった形式でマニュアルが完備されていれば、今日入った新入社員でも経理事務を行うことが出来るの ではないか。全ての業務について、かくのごときマニュアルが必要になる。

(4)マニュアルと創意性

マニュアルは考えなくても済むように作るものである。そこでマイナス面を上げるとすれば、すべて考えなくても済む点である。人は考えて行動する、このマニュアルは新入社員のためのものであり、10年勤務している社員にこのマニュアルを強制していいのだろうか。

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